Ventanas rotas, equipos robados, pérdidas por incendio... Sea cual sea la situación, lidiar con incidentes ciertamente no entra en la categoría de cosas divertidas para hacer cuando se es propietario de una empresa. Si a eso le sumamos una posible pandemia mundial (ya lo vimos), un desastre natural o un desplome de la bolsa, tenemos una receta para el desastre. Desafortunadamente, los incidentes a veces son parte de la vida real de la gestión de una empresa. Y lo que es aún más desafortunado es que esos incidentes pueden variar en gravedad y los grandes pueden ser difíciles de superar. Pruebe estas estrategias para asegurarse de que la continuidad del negocio sea lo último en lo que deba pensar cuando surjan problemas.
Realizar una evaluación de riesgos
Vale, puede que tu empresa funcione bajo un mismo techo o en un garaje. Puede parecer una tontería pensar en una evaluación de riesgos cuando eres una empresa pequeña, pero incluso las empresas unipersonales se benefician de una evaluación de riesgos, aunque sea en gran medida informal. Básicamente, se recomienda que consideres tus riesgos, los documentes e identifiques estrategias para gestionarlos si surgen. Un artículo de LinkedIn recomienda estas cinco herramientas para evaluar el riesgo en una pequeña empresa.
Tenga un fondo de emergencia
Los propietarios de pequeñas empresas están bastante acostumbrados a sobrevivir en épocas de escasez, pero esos instintos de supervivencia no siempre se extienden a la cuenta bancaria. Una de las áreas de gestión de incidentes que a menudo se pasan por alto es un fondo de emergencia. Bank of America recomienda que los propietarios de empresas tengan al menos el 10 % de sus ingresos anuales en un fondo de emergencia. Pero si eso no es posible, cualquier cosa que pueda ahorrar es beneficioso.
Designar a un tomador de decisiones
En caso de una situación de desastre, puede resultar difícil saber quién está a cargo de tomar decisiones. ¿Quién se hará cargo de las finanzas si usted queda fuera de servicio? Aunque esto no es algo en lo que queramos pensar nunca, es esencial para sobrevivir a un incidente, catastrófico o de otro tipo. Asegúrese de indicar quién será responsable de las decisiones financieras y comerciales si usted no puede tomarlas.
Si desea adelantarse un poco, también puede implementar lo siguiente.
Plan de continuidad comercial: Los planes de continuidad comercial documentan estrategias y procedimientos para reanudar las funciones comerciales cuando ocurren incidentes. Su plan también debe incluir pasos para la coordinación entre empleados y otras partes interesadas y describir cualquier elemento que pueda necesitar un responsable de la toma de decisiones, como el acceso a cierto software o códigos de alarma.
Plan de comunicación: Describa quién debe comunicarse con los empleados en caso de un incidente. Su personal tendrá preguntas después de un incidente y es esencial que obtengan respuestas a sus preguntas para mantener las cosas en funcionamiento.
Describa sus funciones críticas
Bien, entonces es necesario decir… ¿qué es lo que realmente se necesita para que su empresa siga funcionando? ¿Qué es lo que realmente mantiene las cosas en marcha? Es importante tener en cuenta que esto puede no ser inmediatamente relevante para la persona que usted designe como su responsable de la toma de decisiones. Muchas veces, los propietarios de pequeñas empresas asignan esta responsabilidad a su cónyuge, pero ¿su cónyuge sabe realmente lo que se está haciendo en sus operaciones diarias? No haga suposiciones sobre quién se encargará de las cosas en su lugar y documentará sus funciones críticas.
Respalde la tecnología allí donde importa
Como empresa pequeña, es posible que no cuente con una gran cantidad de tecnología que impulse sus operaciones diarias. Aun así, es probable que tenga tecnología menor que proteja algún aspecto crítico de su negocio, como software financiero o incluso información de los empleados. Asegúrese de realizar copias de seguridad de todo lo crítico en un lugar donde se pueda recuperar. Se acabaron los guardados locales de un documento de Word. Todo debe estar seguro, pero accesible.
Entrena a tus empleados
¿Cuál es el viejo dicho? No prepararse es prepararse para el fracaso. Por frustrante que pueda resultar, tiene un toque de verdad. Sus empleados necesitan recibir la formación adecuada sobre qué hacer en diferentes situaciones, como desastres naturales, robos y hurtos, o incluso incendios u otros daños. Prepare su negocio preparando primero a su personal.
Obtenga la cobertura de seguro adecuada
Como mínimo, una póliza para propietarios de empresas le proporcionará una cobertura básica para su negocio. Sin embargo, según la estructura de su negocio, el riesgo que implica o la inversión en equipos o inventario, es posible que desee aumentar su cobertura. El seguro puede ser una red de seguridad necesaria cuando sucede lo inesperado y tener las pólizas adecuadas puede ser la diferencia entre cerrar el negocio y superar un momento difícil.
Cuando todo lo demás falla…
Es posible que se encuentre en la desafortunada situación de no haberse preparado para un incidente y se pregunte qué puede hacer ahora. Si se encuentra frente a una situación lamentable, haga todo lo posible por concentrarse en lo que realmente importa.
Gestionar la emergencia
Mitigue la situación lo máximo posible abordando de inmediato los daños o problemas que le impiden operar. Solicite asistencia financiera y asegúrese de que todos los empleados estén al tanto de la situación y del plan de acción a futuro.
Proteja sus suministros
Desarrolle un plan para superar el incidente; en particular, asegúrese de tener una cadena de suministro segura. La interrupción de la cadena de suministro sin duda ha causado dolores de cabeza a muchos propietarios de empresas y ese es el último problema al que quiere enfrentarse cuando intenta recuperarse.
Tenga una estrategia de salida
Si bien no es la situación más ideal, es posible que desee considerar una estrategia de salida. ¿Qué hará si descubre que no puede recuperarse de un incidente? Planifique la liquidación de todos los activos y la estabilidad financiera hasta que pueda cerrar oficialmente sus puertas. Pero permítanos ayudarle a asegurarse de que eso no le suceda a usted.